物业管理行业：建立低成本运作体系

案例提供

广东保盾保安服务有限公司

行业痛点

费用支出难控制

物管驻点的各项费用支出种类繁琐，额度分配又限制於物管费内，需要对驻点资源运用有所了解，才能有效计划。哪些费用需要驻点审批?哪些需要总部审批?缺乏系统式的管控会造成混淆不清、用款流程不规范，没有及时的收费和欠费信息等，都会导致收支难以监管。

汇报沟通不及时且易出纰漏

物管保安公司服务驻点遍布各地，各驻点人力、行政、设备维修等相关支出和物管费收入均为独立核算，实为一个独立的经营分支。其经营信息由驻点文员归集后以邮件或微信方式向总部传送，信息采集耗时且容易出现纰漏。使用电子表格沟通造成时间及环境隔阂，屏蔽了大量的环境和互动信息，又常因数据延迟导致汇报不及时。

建立低成本运作体系的重要性

物业管理行业总体上是微利行业，业主所能承受物管费上升空间有限。建立物业管理低成本运作体系，才能为高品质物管服务提供效益支援。以往制定的年度成本测算准确性低，预算编制只流于形式，实际难以执行。

人员结构

人员位置	角色
物管驻点	驻点项目经理、驻点财务专员
总部	财务负责人、预算负责人、出纳、公司管理层

解决手段

预算编制

经费英雄以协作方式让总部及驻地负责人共同制作预算，为各驻点建立预算(月度、季度或者一次性项目预算)管理，对各项收支进行规划和管控。驻点负责人随时可对突发事件作出一次性的支出计划(如灾后修复工程)，月度或季度指标调整等需求让总部及时批核，尽快执行。 在经费英雄系统内，每份驻点预算完成后即时提交给驻点财务负责人审批，网上审批该预算或退回修改，直到审批通过预算可以执行。

预算执行管控

在日常运营中，驻点财务专员在当月有效预算内进行『报销、对公支付』的费用支出申请，申请流程由总部统一管理，申请通过后系统自动扣减已用金额，并更新可用预算余额。当预算超支时，需额外经过总部负责人审批。 总部出纳收到客戶对公账回款，填写『收入』申请，确实收入按合同计划到账。出现较⻓账期未回款驻点项目经理主动联系客戶催收。

经营分析

满足不同人员⻆色的需要，为决策提供数据支撑: 驻点项目经理控制各项成本支出，例如:某月预算水费比以往数月增加50%，是否存在浪费，需通知人员注意。 总部预算负责人通过实际经营情况分析，使预算编制从『凑数』转为『合理规划成本』。 公司管理层关注重点指标(营业额、经营利润、现金流)的整体、趋势。为团队制定KPI、分析各地的收益能力。

实战壹 预算编制

创建预算前，预算负责人创建总部和各驻点的项目，将项目有关的财务负责人、预算负责人、出纳、管理层人员和需要在项目内申请费用的人员放入项目内。 按月度划分预算周期，让预算负责人创建月的预算，每月滚动添加。经费英雄为预算负责人提供容易使用的预算制作界面，利用向导选择需要添加的收支类型。 预算负责人完成的月预算，由财务负责人决定预算是否合理可执行。编制预算同时也是对公司的承诺过程，说明下阶段工作计划对公司战略实现的贡献在哪里。

支出预算

分类	明细
人工费用	保安人员人工费用、清洁人员人工费用
行政办公费用	行政办公费用
水电费用	水费、电费
设备维修费用	消费系统维护、停⻋系统维护、巡更系统维护、⻔禁系统维护
电梯维保费用	电梯维修费用、年检费用
公关费用	公关费用
绿化费用	植物化肥、绿化工具、绿化补苗
清洁费用	垃圾清运费、化粪池清理费
...	...

收入预算

分类	明细
主营业务收入	物业管理费收入
代运营收入	停⻋场收入
...	...

为物管驻点、总部建立项目:易上手的预算制作

实战贰 预算实施管控

建立了合理的预算后，公司由上至下必须落实执行好预算，以建立『低成本运作体系』目标。重点管控成本，电子审批流程有效杜绝用款不规范。通过过往预算执行的数据支撑，定期检讨超支预算的发生原因。

实战叁 经营分析

『收支总览』报表

分析一段时间内公司或者统计制定驻点的收支情况。哪个月份用款较多，哪个月份收入较多。

『经营分析』报表

对驻点投入的成本进度具体的对比分析。

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