物业管理行业案例

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案例提供

广东保盾保安服务有限公司 广东保盾保安服务有限公司

行业痛点

费用支出难控制

物管驻点的各项费用支出种类繁琐,额度分配又限制於物管费内,需要对驻点资源运用有所了解,才能有效计划。哪些费用需要驻点审批?哪些需要总部审批?缺乏系统式的管控会造成混淆不清、用款流程不规范,没有及时的收费和欠费信息等,都会导致收支难以监管。

汇报沟通不及时且易出纰漏

物管保安公司服务驻点遍布各地,各驻点人力、行政、设备维修等相关支出和物管费收入均为独立核算,实为一个独立的经营分支。其经营信息由驻点文员归集后以邮件或微信方式向总部传送,信息采集耗时且容易出现纰漏。使用电子表格沟通造成时间及环境隔阂,屏蔽了大量的环境和互动信息,又常因数据延迟导致汇报不及时。

建立低成本运作体系的重要性

物业管理行业总体上是微利行业,业主所能承受物管费上升空间有限。建立物业管理低成本运作体系,才能为高品质物管服务提供效益支援。以往制定的年度成本测算准确性低,预算编制只流于形式,实际难以执行。

人员结构

人员位置 角色
物管驻点 驻点项目经理、驻点财务专员
总部 财务负责人、预算负责人、出纳、公司管理层

解决手段

预算编制

经费英雄以协作方式让总部及驻地负责人共同制作预算,为各驻点建立预算(月度、季度或者一次性项目预算)管理,对各项收支进行规划和管控。驻点负责人随时可对突发事件作出一次性的支出计划(如灾后修复工程),月度或季度指标调整等需求让总部及时批核,尽快执行。 在经费英雄系统内,每份驻点预算完成后即时提交给驻点财务负责人审批,网上审批该预算或退回修改,直到审批通过预算可以执行。 编制预算和审批预算

预算执行管控

在日常运营中,驻点财务专员在当月有效预算内进行『报销、对公支付』的费用支出申请,申请流程由总部统一管理,申请通过后系统自动扣减已用金额,并更新可用预算余额。当预算超支时,需额外经过总部负责人审批。 总部出纳收到客戶对公账回款,填写『收入』申请,确实收入按合同计划到账。出现较⻓账期未回款驻点项目经理主动联系客戶催收。 预算执行管控

经营分析

满足不同人员⻆色的需要,为决策提供数据支撑: 驻点项目经理控制各项成本支出,例如:某月预算水费比以往数月增加50%,是否存在浪费,需通知人员注意。 总部预算负责人通过实际经营情况分析,使预算编制从『凑数』转为『合理规划成本』。 公司管理层关注重点指标(营业额、经营利润、现金流)的整体、趋势。为团队制定KPI、分析各地的收益能力。

实战壹 预算编制

创建预算前,预算负责人创建总部和各驻点的经营项目,将项目有关的财务负责人、预算负责人、出纳、管理层人员和需要在项目内申请费用的人员放入项目内。 按月度划分预算周期,让预算负责人创建月的预算,每月滚动添加。经费英雄为预算负责人提供容易使用的预算制作界面,利用向导选择需要添加的收支类型。 预算负责人完成的月预算,由财务负责人决定预算是否合理可执行。编制预算同时也是对公司的承诺过程,说明下阶段工作计划对公司战略实现的贡献在哪里。

支出预算

分类 明细
人工费用 保安人员人工费用、清洁人员人工费用
行政办公费用 行政办公费用
水电费用 水费、电费
设备维修费用 消费系统维护、停⻋系统维护、巡更系统维护、⻔禁系统维护
电梯维保费用 电梯维修费用、年检费用
公关费用 公关费用
绿化费用 植物化肥、绿化工具、绿化补苗
清洁费用 垃圾清运费、化粪池清理费
... ...

收入预算

分类 明细
主营业务收入 物业管理费收入
代运营收入 停⻋场收入
... ...

为物管驻点、总部建立经营项目:易上手的预算制作

为物管驻点和总部建立经营项目

显示金额分配比例,让预算更合理

每月预算滚动添加

已结束的预算进行支出锁定,封锁预算不再允许用款

实战贰 预算实施管控

建立了合理的预算后,公司由上至下必须落实执行好预算,以建立『低成本运作体系』目标。重点管控成本,电子审批流程有效杜绝用款不规范。通过过往预算执行的数据支撑,定期检讨超支预算的发生原因。

自定义流程审批,超支需经过预算负责人审批

申请或审批自动判断预算不足

实战叁 经营分析

『收支总览』报表

分析一段时间内公司或者统计制定驻点的收支情况。哪个月份用款较多,哪个月份收入较多。

收支总览所有报表可导出,善用排序透析经营质量

『经营分析』报表

对驻点投入的成本进度具体的对比分析。

不同驻点的成本投入对比

这些物管企业都在使用经费英雄优化经营

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